Mengelola event bukanlah hal yang mudah. Banyak hal yang harus dipikirkan dengan matang dan dipersiapkan secara rinci. Baik hotel, beauty clinic, wellness provider, dan para event organizer lainnya perlu memperhatikan banyak aspek dalam penyelenggaraan acara.
Pengelolaan event dapat dikatakan menarik apabila dapat menjangkau banyak audience dan tentunya sesuai dengan sasaran awal. Menjadi poin plus ketika acara tersebut dapat meningkatkan ROI dan mencapai target KPI yang sudah dirumuskan sebelumnya.
Terdapat banyak tips yang dapat Anda lakukan untuk mengelola event menjadi menarik target market. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.
6 tips untuk mengelola event yang menarik
Perencanaan Awal: Identifikasi Tujuan dan Target Audience
Tujuan acara cukup beragam, untuk meningkatkan awareness, promosi produk atau layanan baru, meningkatkan revenue, dll. Setelah mengetahui tujuan acara, Anda juga perlu memetakan target yang Anda sasar untuk event ini.
Pengembangan Rencana: Siapkan Tema, Konsep Event, hingga Anggaran
Dengan tema dan konsep yang unik, suatu acara akan memberikan kesan positif bagi calon peserta event. Tentukan tema sesuai dengan tujuan yang dirumuskan kemudian susun rancangan konsepnya.
Konsep acara dapat berupa workshop, talkshow, kelas, dll. Dalam event management, yang tidak kalah penting yakni anggaran, terlebih jika Anda ingin membuat event dengan skala besar. Perkirakan berapa anggaran yang dibutuhkan dan sumber pemasukan dari mana saja.
Libatkan Tim yang Kompeten dan Pembagian Tugas yang Jelas
Untuk mengelola event, diperlukan tim yang kompeten. Namun tim yang baik dan solid tidak akan berjalan dengan optimal apabila tanpa jobdesk yang jelas. Oleh karena itu, penyelenggara acara harus benar-benar memikirkan seperti apa pembagian tugas masing-masing staf.
Melakukan Kolaborasi
Untuk meningkatkan awareness dan memudahkan pemasaran, diperlukan adanya kolaborasi dengan pihak eksternal. Baik kolaborasi dengan media partner untuk promosi acara, maupun kolaborasi dengan sponsorship untuk meringankan biaya acara.
Pilihlah Vendor yang Tepat
Vendor acara juga menentukan keberhasilan acara. Lakukan riset untuk menemukan vendor terbaik untuk kebutuhan Anda, seperti catering, dekorasi, dan hiburan. Pastikan untuk membaca ulasan dan meminta referensi sebelum membuat keputusan.
Menyiapkan Teknik Publikasi dan Promosi Event
Dalam mengelola event, publikasi dan promosi menjadi salah satu aspek penentu kesuksesan acara. Terlebih apabila KPI yang ditentukan adalah kehadiran peserta.
Promosi acara dapat dilakukan dengan berbagai cara baik konvensional maupun digital. Cara konvensional diantaranya dengan pemasangan billboard atau banner
Kemudian publikasi secara digital dapat dilakukan melalui berbagai media sosial, seperti instagram, tiktok, X, dan lain sebagainya.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, publikasi event sebaiknya juga melibatkan pihak eksternal. Saat ini sudah banyak akun media partner yang dapat membantu Anda dalam mempublikasikan event yang Anda agendakan dan tentunya lebih menghemat biaya.
Menggunakan System Management Tool yang Akan Membantu Mengelola Event
Event management tool akan memudahkan penyelenggara cara dalam mengatur jalannya acara. Saat ini banyak platform yang menyediakan system management tools mulai dari manajemen ticketing, reservasi otomatis, pembukuan digital, dan lain sebagainya.
System Management Ticketing menjadi Hal yang Krusial
Mengapa demikian? Karena ticketing adalah tahap awal yang dilakukan oleh calon customer sebelum benar-benar mengikuti event yang Anda laksanakan. Jika dari ticketing saja mereka sudah merasakan kerumitan, kemungkinan pelanggan akan mengurungkan niatnya untuk mengikuti event tersebut.
Agendakota.id menjadi platform yang akan memudahkan Anda dalam mengelola event. Dapatkan laporan lengkap dengan mudah, termasuk analitik pasca event, hasil penjualan tiket, dan data pengunjung hanya di Agendakota.id.
Beberapa manfaat yang Anda dapatkan dengan menggunakan Agendakota.id adalah sebagai berikut:
Dapat menjangkau market yang tepat
Dengan promosi yang tertarget, event Anda benar-benar menjangkau target yang sesuai.
Otomasi pendaftaran dan transaksi
Pendaftaran event akan berjalan lancar dan pelanggan tidak perlu repot karena semua sudah otomatis serta udah digunakan oleh orang-orang yang tidak terbiasa dengan teknologi.
Meningkatkan penjualan dan ROI event
Penjualan tiket dan Return of Investment (ROI) Anda akan meningkat dengan menggunakan platform ini. Agendakota.id berhasil meningkatkan 85% konversi event dengan menggunakan sistem daripada menggunakan cara manual.
Laporan yang dapat di-tracking
Dengan menggunakan platform Agendakota.id, terdapat laporan data yang dapat Anda gunakan untuk mengevaluasi penjualan tiket dan acara Anda secara keseluruhan.
Daftarkan event Anda segera di Agendakota.id dan rasakan manfaatnya!
