Event MICE umumnya dilaksanakan dengan berbagai bentuk seperti pertemuan bisnis, seminar, workshop, konferensi, pameran dan bentuk acara lainnya. Dibalik suksesnya acara ini, penyelenggaraan event MICE seringkali memakan banyak biaya.
Mulai dari pengelolaan administrasi, akomodasi, transportasi, venue, dan masih banyak perlengkapan lainnya. Hal-hal kecil di luar dari anggaran yang ternyata membuat pengeluaran terus bertambah.
Oleh karena itu, sebagai pengelola acara, wajib bagi Anda mengetahui strategi jitu mengelola anggaran agar dapat hemat biaya dan mengurangi kemungkinan pembengkakan anggaran.
Berikut 7 strategi yang dapat Anda terapkan dalam penyelenggaraan event MICE
Membuat Rancangan Anggaran dengan Terperinci
Dalam event management, catat anggaran se-detail mungkin agar memudahkan pengelolaan anggaran ke depan. Anggaran yang dibuat juga harus mencakup pra acara hingga pasca acara. Termasuk di dalamnya yakni biaya untuk sewa venue, catering, hiburan, dan lain sebagainya.
Beberapa step yang harus Anda lakukan untuk dapat membuat rancangan yang efektif, pertama identifikasi semua daftar biaya yang akan dibutuhkan dari persiapan hingga acara selesai.
Selanjutnya lakukan perincian dengan lebih detail, contohnya saat acara utama launching produk, akan ada pemotongan tumpeng. Anda harus merinci berapa biaya yang dibutuhkan untuk pemotongan tumpeng tersebut.
Step selanjutnya tentukan prioritas. Dalam mengelola anggaran, perhatikan mana yang perlu dibatasi dengan nominal tertentu dan mana yang lebih diprioritaskan.
Misalkan, sewa tempat acara tentu lebih prioritas dari hiasan dinding di panggung. Maka diprioritaskan terlebih dahulu biaya untuk sewa gedung.
Kemudian setelah semua telah terinci dan masuk ke prioritas, buatlah anggaran tak terduga. Umumnya anggaran tak terduga ini dialokasikan sebesar 10-15% dari anggaran total.
Lakukan Perbandingan Harga Vendor dan Negosiasi
Dalam mengelola acara, untuk mempermudah dalam pengadaan fasilitas, Anda dapat memilih opsi vendor terbaik. Perhatikan kualitas dan harga yang diberikan oleh vendor. Dengan banyaknya opsi yang ada, Anda harus mampu membandingkan, mana yang sebaiknya digunakan untuk acara, mana yang tidak.
Setelah menemukan pilihan yang terbaik, lakukan negosiasi. Melakukan negosiasi dapat Anda lakukan dengan memberikan berbagai pilihan dan mencari mana yang dapat lebih hemat biaya tetapi tetap berkualitas.
Optimalkan Media Sosial untuk Melakukan Promosi
Saat ini media sosial masih menjadi media pemasaran yang sangat baik, efektif, dan hemat biaya. Anda dapat membuat berbagai konten organik yang akan menarik banyak engagement yang nantinya akan menjadi calon pelanggan.
Dengan pengoptimalan media sosial, Anda juga dapat menjangkau calon pelanggan yang tersebar di seluruh Indonesia. Selain secara organik, Anda juga dapat memanfaatkan biaya untuk membayar Ada baik untuk instagram atau pun website.
Cari Sponsor atau Mitra Event MICE
Salah satu yang dapat diterapkan dalam event marketing adalah sponsorship yang besar dan berasal dari brand ternama. Sponsor perusahaan akan meningkatkan value dan trust dari calon audience.
Selain itu, mereka dapat membantu Anda dalam pemenuhan biaya penyelenggaraan event MICE. Umumnya sponsor akan memberikan dana atau layanan mereka dengan mengutamakan hubungan timbal balik.
Seperti contoh, pihak sponsor akan memberikan dana dengan timbal balik yakni penyebutan brand dalam opening MC, atau penyematan logo brand di spanduk acara, dan lain-lain. Hubungan saling menguntungkan ini akan membuat acara Anda lebih hemat biaya.
Lakukan Pelacakan Pengeluaran secara Real Time
Untuk memastikan event tidak membengkak, Anda harus secara bertahap menghitung keperluan mana yang sudah diberi atau yang perlu dibeli, dan mengetahui sisa dan yang digunakan.
Gunakan Teknologi dalam Pengelolaan Anggaran
Pencatatan dengan menggunakan manual sering kali menimbulkan kesalahan. Untuk meminimalkan kesalahan dan meningkatkan efektivitas kerja, Anda dapat menggunakan teknologi yang mahir dalam pencatatan biaya event MICE. Tools yang paling sederhana adalah spreadsheet dari google.
Gunakan Tools yang Tersistematisasi
Masih berkaitan dengan tools, untuk menghemat biaya, Anda dapat menggunakan berbagai macam tool untuk membantu kinerja staff.
Seperti aplikasi manajemen proyek, aplikasi pencatatan keuangan, dan aplikasi ticketing yang sangat memudahkan penyelenggara acara melakukan tracking pendaftaran peserta.
Permasalahan ticketing menjadi salah satu hal yang sering disepelekan oleh penyelenggara karena dianggap mudah dalam pengelolaannya. Padahal, kemudahan peserta dalam mengakses pembelian tiket juga menjadi hal yang harus diperhatikan.
Layanan manajemen tiket yang efisien dan terintegrasi sangat penting, terutama dalam acara yang diselenggarakan di tempat-tempat seperti hotel atau klinik. Selain itu, ticketing management yang baik juga dapat meningkatkan loyalitas pelanggan/peserta acara.
Dengan menggunakan sistem manajemen tiket yang baik, pelanggan akan mudah dalam mengakses dan membeli tiket. Kemudian di sisi penyelenggara, ticketing management tool ini akan memudahkan dalam pengumpulan data pelanggan yang hadir di event MICE.
Ke depannya juga akan memudahkan ketika akan menawarkan promo atau hadiah eksklusif, serta memberikan informasi lebih lanjut tentang acara yang lain.
Bagi para penyelenggara acara hotel, klinik, atau pun komunitas, agendakota.id hadir sebagai platform yang akan membantu mengatur pengelolaan tiket acara Anda.
Platform ini juga akan memudahkan pelanggan dalam melakukan transaksi dan penyelenggara lebih mudah dalam monitoring tiket yang terjual.
Daftarkan event Anda sekarang juga dan rasakan kemudahan dalam mengelola sistem ticketing dan reservasi acara!
