Event management adalah proses perencanaan dan pengorganisasian suatu acara. Acara ini meliputi konferensi, workshop, pameran bahkan hingga pertemuan perusahaan.
Tentu dalam event management memerlukan proses yang melibatkan pengelolaan logistik, pemilihan tempat, hiburan vendor, dan lain sebagainya.
Dalam manajemen acara dibutuhkan koordinasi yang kuat antar anggota timnya. Untuk memberikan kesan yang baik pada peserta acara, komunikasi dan segala bentuk persiapan harus disiapkan secara matang. Manajemen acara sendiri membutuhkan banyak komponen yang harus diperhatikan.
Komponen Utama dalam Event Management
Beberapa komponen utama yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut
1. Perencanaan Acara
Perencanaan menjadi dasar paling awal dalam mengelola acara. Di sinilah event organizer diuji dalam pembuatan ide dan konsepnya.
Dalam pembuatan acara untuk pemasaran, terdapat beberapa jenis event yang dapat digunakan:
- Seminar & Workshop: Kegiatan pembelajaran yang bertujuan menginformasikan suatu topik atau keterampilan tertentu, umumnya bersifat dua arah.
- Exhibition: Kegiatan berupa pameran/expo untuk pemasaran promosi barang dan jasa. Exhibition ini umumnya diisi dengan diskusi dan/atau presentasi dari pemilik produk/layanan.
- Product Launch: Acara ini dibuat apabila ingin memperkenalkan produk baru kepada calon pelanggan.
- Leisure & Entertainment: Acara ini lebih bersifat hiburan seperti musik, fun games, outbond, dan lain-lain
- VIP Event: Kegiatan eksklusif untuk pelanggan-pelanggan pilihan. Umumnya bertujuan untuk meningkatkan loyalitas pelanggan.
2. Penyusunan Detail Acara
Setelah konsep dan tujuan telah ditetapkan, dalam event management para event organizer harus merencanakan detail acara mulai dari pre-event hingga pasca event. Pre event umumnya meliputi, persiapan waktu, tempat, logistik, perangkat acara, pemilihan vendor, dll.
Kemudian saat event terlaksana, harus direncanakan secara detail, penanggung jawab di bidang tertentu, pengisi acara, rundown, hiburan, teknis-teknis detail, dll.
Lalu pasca event, seperti evaluasi acara, bentuk laporan pertanggungjawaban, dan lain sebagainya.
3. Penyusunan Anggaran atau Keuangan
Selain manajemen acara secara teknis, event organizer juga perlu memperhatikan terkait penganggaran. Langkah ini dilakukan dengan membuat alokasi dana secara bijak.
Selain itu, juga memperkirakan biaya, melacak pengeluaran, dan mengelola sumber daya secara keseluruhan. Dibutuhkan analisis yang detail dan mendalam terkait dengan anggaran ini.
4. Strategi Pemasaran dan Promosi
Pemasaran dan promosi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik konvensional maupun digital. Promosi secara konvensional dapat dilakukan dengan penyebaran brosur, pemasangan billboard, dan lain-lain. Sedangkan promosi secara digital yang saat ini menjadi hal wajib untuk dilakukan adalah promosi menggunakan media sosial.
Media sosial yang dapat digunakan pun sangatlah beragam mulai dari penggunaan instagram, facebook, TikTok, dan lain sebagainya. Selain media sosial yang bersifat publik, dalam promosi acara dapat dilakukan dengan email marketing yang sifatnya lebih personal dan langsung menyasar pada target audience.
5. Penyusunan tim kerja
Dalam penyelenggaraan event, event organizer sebagai tim kerja sangat dibutuhkan dan pembagian kerjanya pun tidak bisa sembarangan. Selain ketua sebagai penanggung jawab, terdapat beberapa tim inti yang wajib membersamai.
Pertama tim administrasi, tim ini yang bertugas untuk mengurus administrasi acara, anggaran, dan laporan di akhir kegiatan. Kemudian tim kreatif yang bertugas untuk mengemas acara sesuai tujuannya agar mampu menarik audience. Umumnya mereka bertugas dalam pembuatan konten yang menarik.
Tim sales dan promosi berbeda dengan tim ini lebih berfokus pada bentuk promosi yang digunakan baik digital maupun konvensional.
Promosi secara konvensional seperti mendatangi perusahaan, mencari kerja sama mitra, dan lain-lain. Jika event tersebut besar biasanya terdapat tambahan tim khusus yakni sponsorship dan media partner.
Tim selanjutnya yakni tim operasional yang bertanggung jawab dalam teknis pelaksanaan acara, umumnya meliputi koordinasi terkait event marketing, logistik acara, operator, dan lain-lain.
6. Evaluasi Acara
Seperti yang disebutkan sebelumnya, setelah acara selesai event management harus melakukan evaluasi terhadap penyelenggaraan acara. Dengan berpedoman pada tujuan dan KPI yang telah ditentukan sebelumnya.
Pentingnya Memperhatikan Event Management
Manajemen acara penting diperhatikan dalam suatu bisnis. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor berikut:
- Acara lebih tersusun rapi
- Memudahkan penyelenggara acara dalam mengelola acara dari pra event hingga pasca event
- Meminimalisir risiko yang mungkin terjadi dan upaya pencegahannya
- Penyesuaian budget lebih mudah
- Lebih hemat waktu dan sumber daya
Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Event Management
Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam secara lebih detail oleh event organizer, diantaranya sebagai berikut:
Ketersediaan Perlengkapan Pendukung
Infrastruktur dan perlengkapan sering menjadi hal yang dianggap sepele oleh para event organizer, seperti misalnya sarana transportasi dari hotel menuju tempat acara, jarak yang harus ditempuh, kelayakan tempat penginapan dan tempat acara, persediaan porsi makan, dan lain-lain.
Pemilihan Vendor dan Venue Event
Apabila memerlukan vendor, event organizer harus benar-benar memilih vendor yang tepat. Misalnya vendor dalam persewaan sound system, maka pastikan semua peralatan berfungsi sebagaimana mestinya.
EO juga perlu mengecek keadaan lokasi tempat event akan diselenggarakan. Hal ini bertujuan agar kamu bisa membuat perencanaan terhadap dekorasi dan desain venue acara.
Rencana Alternatif Acara
Terkadang, dalam pelaksanaan sebuah event terdapat situasi yang berubah dengan dinamis. Contohnya, acara yang mulai terlambat, perubahan tanggal dan waktu, aktor alam seperti hujan, dan lain-lain. Oleh karena itu, sebagai event management, perlu ada planning alternatif agar cepat beradaptasi dengan perubahan yang ada.
Media yang Digunakan
Dalam promosi yang dilakukan oleh tim, terkadang EO kurang maksimal dalam memanfaatkan media yang ada. Contohnya media promosi secara langsung menggunakan billboard, penyebaran brosur, dan/atau mengundang pihak-pihak terkait.
Selain itu, jika klien menginginkan event tersebut disiarkan secara live di berbagai platform seperti YouTube, Instagram, atau TikTok, event organizer harus memperhatikan fasilitas yang digunakan dan ketersediaan fasilitas jaringan internet.
Penggunaan System Management Tools dalam Event Management
Penggunaan berbagai management tools sangat mempermudah pelaksanaan event. Salah satu yang juga menjadi hal yang krusial adalah penggunaan tools untuk pengelolaan tiket acara.
Agendakota.id menjadi platform yang akan memudahkan Anda mengatur pelaksanaan cara. Dapatkan laporan lengkap dengan mudah, termasuk analitik pasca event, hasil penjualan tiket, dan data pengunjung hanya di Agendakota.id.
Beberapa manfaat yang Anda dapatkan dengan menggunakan Agendakota.id adalah
Dapat menjangkau market yang tepat
Dengan promosi yang tertarget, event Anda benar-benar menjangkau target yang sesuai
Otomasi pendaftaran dan transaksi
Pendaftaran event akan berjalan lancar dan pelanggan tidak perlu repot karena semua sudah otomatis serta udah digunakan oleh orang-orang yang tidak terbiasa dengan teknologi.
Meningkatkan penjualan dan ROI event
Penjualan tiket dan ROI event Anda akan meningkat dengan menggunakan platform ini. Agendakota.id berhasil meningkatkan 85% konversi event dengan menggunakan sistem daripada menggunakan cara manual.
Laporan dapat ditracking
Dengan menggunakan platform Agendakota.id, terdapat laporan data yang dapat Anda gunakan untuk mengevaluasi penjualan tiket dan acara Anda secara keseluruhan.
Segera daftarkan event Anda di Agendakota.id dan manfaatkan platform kami untuk meningkatkan visibilitas acara!
