Mengulik Workflow Event Production: Dari Loading In sampai Loading Out.
Di balik meriahnya sebuah acara, ada proses panjang yang jarang terlihat oleh penonton. Panggung yang megah, tata cahaya yang memukau, hingga sound system yang mantap, semuanya lahir dari alur kerja yang terstruktur. Dunia event production memang penuh dengan detail, mulai dari persiapan masuknya peralatan hingga tahap terakhir ketika semua perlengkapan dibongkar kembali. Proses ini dikenal dengan istilah loading in dan loading out.
Loading In: Awal Segala Persiapan
Loading in ialah momen di mana seluruh perlengkapan produksi dibawa masuk ke venue event. Mulai dari panggung, lampu, sound system, dekorasi, hingga perlengkapan teknis lainnya. Tahap ini sering menjadi yang paling padat karena kru harus memastikan semua barang sudah masuk sesuai urutan kebutuhan. Misalnya, panggung dan rigging dipasang lebih dulu sebelum lampu dan sound.
Technical Rehearsal dan Run-Through
Setelah instalasi selesai, giliran technical rehearsal. Di sini semua sistem diuji—mulai dari kualitas suara, pencahayaan, visual LED, hingga pergerakan panggung. Bagian ini ibarat gladi resik bagi tim teknis untuk memastikan tidak ada masalah saat acara berlangsung. Run-through kemudian dilakukan bersama talent atau pengisi acara agar semua pihak familiar dengan alur pertunjukan.
Tahap ini sering kali menjadi penentu. Jika ada kendala, lebih baik muncul di masa rehearsal dibandingkan saat acara berjalan. Karena itu, tim produksi biasanya menyiapkan plan B untuk mengantisipasi kondisi darurat.
Showtime: Hasil Kolaborasi Banyak Pihak
Ketika acara dimulai, semua kerja keras tim produksi diuji. Stage manager berperan sebagai pengendali utama di balik layar, memastikan setiap rundown berjalan tepat waktu. Lighting operator, sound engineer, hingga crew panggung harus sigap mengikuti arahan.
Loading Out: Menutup Perjalanan
Begitu acara selesai, pekerjaan belum benar-benar usai. Proses loading out dimulai, yaitu membongkar seluruh instalasi dan mengeluarkan peralatan dari venue. Tahap ini biasanya lebih cepat dari loading in, namun tetap butuh ketelitian. Setiap barang harus dipastikan kembali ke vendor dengan kondisi aman. Kesalahan pencatatan bisa menimbulkan kerugian besar.
Selain itu, evaluasi juga dilakukan di tahap akhir ini. Tim akan membahas apa yang berjalan lancar dan bagian mana yang bisa diperbaiki untuk event berikutnya.
Workflow event production bukan sekadar soal teknis, melainkan kolaborasi yang melibatkan banyak pihak dengan peran masing-masing. Dari loading in sampai loading out, setiap tahap punya tantangan dan keunikannya sendiri.
Sedang merencanakan event, seminar, atau workshop? Serahkan saja pada Agendakota.id. Mulai dari ticketing hingga pengelolaan acara, biar kami yang mengaturnya untuk kamu.
