Bagi beberapa komunitas atau unit bisnis, menyelenggarakan suatu acara adalah hal yang sulit sehingga tidak sedikit dari mereka yang memilih untuk menggunakan vendor acara.
Vendor acara ini umumnya disewa untuk meringankan beban para Event Organizer (EO) di bisnis tertentu khususnya dalam bidang logistik seperti panggung, venue, catering, dan lain-lain.
Pemilihan vendor tidak bisa sembarangan karena kinerja mereka akan mempengaruhi reputasi perusahaan ke depan. Jika vendor membuat kesalahan fatal dalam acara, tentu akan mengurangi rasa puas dari audience dan menurunkan loyalitas pelanggan.
Berikut adalah beberapa tips agar Anda tidak salah memilih vendor event organizer:
1. Tentukan Kebutuhan dan Anggaran
Dalam menentukan sebuah acara, seorang EO harus jeli dalam mengukur kebutuhan dan anggaran. Harus dipastikan konsep acara yang dipilih sesuai dengan kebutuhan, misal acara ditujukan untuk seminar, workshop, launching product, atau kegiatan klinik kecantikan, dan lain sebagainya.
Selain kebutuhan, juga diperlukan anggaran. Anggaran sangat menentukan dalam pemilihan vendor acara. Setelah mengetahui keduanya, event organizer dapat mempertimbangkan vendor mana yang mampu menutup kebutuhannya tersebut dengan budget yang telah ditentukan.
2. Cari Rekomendasi dan Review
Sama seperti ketika ingin membeli produk, melihat review adalah hal yang penting. Untuk menemukan vendor acara yang terpercaya, dapat dimulai dengan mencari rekomendasi dari teman, keluarga, atau kolega yang pernah menggunakan jasa mereka.
Selain itu, dapat dilakukan dengan membaca ulasan online di situs web atau media sosial yang vendor miliki. Jika masih membutuhkan informasi lebih, jangan ragu untuk menghubungi klien sebelumnya untuk mendapatkan cerita pengalaman mereka menggunakan jasa vendor tersebut.
3. Wawancara dan Membandingkan Opsi Vendor
Setelah mengumpulkan beberapa nama vendor, langkah selanjutnya adalah melakukan wawancara. Beberapa pertanyaan yang dapat diajukan yakni, “Apa saja layanan yang ditawarkan?”, “Sudah pernah menghandle berapa klien dengan acara yang serupa?”
Kemudian Anda juga dapat menanyakan “Apa saja acara yang pernah mereka tangani sebelumnya?”, “Bagaimana sistem pengelolaan anggaran antara vendor dengan klien?”, dan lain sebagainya.
Dengan wawancara ini, event organizer pasti dapat melihat tingkat profesionalitas vendor acara dan kemampuan mereka dalam menjalankan tanggung jawabnya.
4. Periksa Portofolio dan Pengalaman
Periksalah portofolio yang berisi hasil kerja mereka, cermati secara mendetail. Misalkan, vendor yang dibutuhkan adalah vendor dekorasi.
Perhatikan fasilitas yang mereka miliki seperti lighting, panggung, sound system, dan lain-lain. Portofolio sangat membantu event organizer untuk memberikan gambaran bagaimana produk yang disediakan oleh pihak vendor.
6. Cek Cara Berkomunikasi
Dalam event management, komunikasi antara vendor dengan klien menjadi hal yang harus diperhatikan. Vendor yang bertanggung jawab dan komitmen pasti membuka komunikasi yang baik pula dengan kliennya.
Mereka akan selalu terbuka dengan masukan dari klien dan mampu memberikan feedback yang bersifat konstruktif. Perlu dipastikan bahwa vendor acara yang dipilih adalah vendor yang responsif dan mudah dihubungi.
Jika antara vendor dan klien dapat membangun komunikasi, maka proses perencanaan acara akan lebih mudah dan tidak membebani salah satu pihak.
7. Pastikan Terdapat Kontrak yang Jelas
Kontrak adalah dokumen penting yang harus ada dalam kerjasama antara event organizer dengan vendor. Pastikan semua detail layanan, biaya, jadwal, dan syarat-syarat lainnya tercantum dengan jelas dalam kontrak. Hal ini dilakukan untuk antisipasi apabila terdapat kecurangan di kemudian hari.
7 tips di atas merupakan tips untuk memilih vendor acara yang tepat, vendor yang baik akan membantu penyelenggaraan event juga semakin lancar dan meningkatkan Return of Investment (ROI).
Tetapi, tidak hanya vendor karena system management ticketing juga menjadi salah satu kunci berhasilnya acara.
Untuk para event organizer yang kesulitan dalam mengelola tiket, terkadang overload dan tidak sistematis, gunakan ticketing platform agendakota.id!
Agendakota.id adalah ticketing management platform yang akan memudahkan Anda mengelola tiket acara. Dengan kemudahan penggunaannya, platform ini akan membantu Anda dalam mendapatkan lebih banyak pelanggan.
Selain itu, agendakota.id juga akan memudahkan Anda untuk melakukan pelacakan transaksi penjualan tiket agar lebih sistematis.
Segera daftarkan event Anda di Agendakota.id dan nikmati kemudahan pengelolaan tiket yang efektif serta berbagai manfaat lainnya untuk kesuksesan acara Anda!
