Surabaya, 27 September 2025~ Buat para Event Organizer (EO), pasti udah nggak asing lagi sama drama talent atau pembicara yang tiba-tiba batal hadir. Alasannya bisa macam-macam: sakit, flight delay, jadwal bentrok, atau bahkan hal-hal teknis yang nggak terduga.
Kedengarannya bikin panik, kan? Tapi justru di sinilah keliatan profesionalnya sebuah EO, bagaimana mereka bisa meng-handle krisis ini tanpa bikin acara berantakan. Yuk, kita bahas gimana cara ngadepinnya!
1. Wajib Punya Plan B
Kalau udah lama main di dunia event, pasti tau pepatah ini: “No Plan B, no peace of mind.”
EO yang siap biasanya punya daftar talent atau pembicara cadangan. Jadi kalau ada yang batal, tinggal geser pilihan. Nggak harus nama besar, yang penting relevan sama tema acara dan tetap bisa bikin audiens engaged.
2. Networking Itu Nyawa EO
Serius, relasi itu harga mati. Semakin luas jaringan yang kamu punya—baik komunitas, profesional, ataupun agensi—semakin gampang juga cari pengganti dadakan. Sering kali solusi datang bukan dari planning, tapi dari siapa yang bisa kamu hubungi dalam waktu 5 menit terakhir.
3. Kontrak yang Nggak Sekadar Formalitas
Banyak EO suka skip detail kontrak. Padahal, klausul tentang force majeure atau mekanisme pengganti itu penting banget. Jadi ketika ada masalah, semua pihak jelas tau aturan mainnya. Ini bukan soal cari siapa salah, tapi soal biar nggak ada yang dirugikan berlebihan.
4. Edukasi Klien: Batalnya Talent Itu Wajar, Solusinya yang Penting
Salah satu tantangan terbesar EO saat talent atau pembicara batal hadir mendadak bukan cuma ngatur rundown, tapi juga menenangkan klien. Banyak klien yang panik karena khawatir acara gagal total.
Di sinilah peran EO untuk memberikan edukasi sejak awal kerja sama:
-
Jelaskan bahwa pembatalan mendadak itu risiko umum di dunia event.
-
Tunjukkan bahwa EO sudah menyiapkan Plan B (cadangan talent, format acara alternatif, atau solusi hybrid).
-
Sampaikan bahwa fokus utama bukan pada masalahnya, tapi bagaimana solusi diberikan dengan cepat dan profesional.
Dengan komunikasi yang jujur dan transparan, klien jadi merasa lebih aman. Mereka paham bahwa acara tetap bisa berjalan sukses, meskipun ada kendala di belakang layar.
5. Kreatif Cari Solusi Dadakan
Kalau bener-bener nggak ada pengganti yang bisa langsung tampil, jangan langsung angkat bendera putih. Masih banyak cara buat “menyelamatkan” suasana acara:
-
Bikin sesi Q&A interaktif dengan audiens.
-
Tambahin games atau networking session.
-
Putar video pre-recorded dari talent yang batal hadir (kalau ada).
Yang penting flow acara nggak mati. Audiens tetap ngerasa ada yang bisa dinikmati.
6. Komunikasi Itu Kunci
Satu hal yang sering bikin situasi makin runyam adalah komunikasi yang nggak jelas. Kalau memang ada perubahan, sampaikan secara terbuka, baik ke klien maupun peserta. Jangan tutup-tutupi. Justru dengan transparansi, EO bisa nunjukin kalau mereka sigap dan punya solusi.
Cancelled talent memang bisa bikin pusing, tapi bukan akhir dari segalanya. Dengan persiapan matang, jaringan luas, kontrak yang jelas, komunikasi sehat dengan klien, dan sedikit kreativitas, acara tetap bisa berjalan sukses. Ingat, bukan masalahnya yang bikin EO dinilai profesional, tapi bagaimana cara mereka menyelesaikannya.
Pernah ngalamin pembicara atau talent cancel di detik terakhir? Gimana kamu ngatasinnya? Share pengalamanmu, dan jangan lupa ikutin update di agendakota.id biar dapet tips event, inspirasi kreatif, dan solusi praktis buat acara yang selalu lancar!
