Menyusun rundown acara sering kali memicu stres, terutama jika waktu terbatas dan banyak hal harus dikelola. Perencanaan yang tepat memungkinkan pembuatan rundown efektif yang menjaga kelancaran produksi dari awal hingga akhir.
10 tips menyusun rundown untuk acara menjaga kelancaran dan ketertiban acara :
-
Pahami Tujuan dan Jenis Acara
Memahami tujuan acara dan karakteristiknya menjadi langkah awal. Rundown untuk seminar berbeda dengan pesta atau pernikahan. Penyesuaian rundown harus mencerminkan jenis acara. -
Buat Daftar Kegiatan Utama
Tuliskan semua kegiatan utama dalam acara seperti pembukaan, sesi inti, istirahat, dan penutupan. Daftar ini menjadi kerangka dasar penyusunan rundown. -
Prioritaskan Waktu untuk Setiap Kegiatan
Tetapkan durasi yang realistis untuk setiap segmen agar acara berjalan sesuai jadwal tanpa melampaui waktu yang disediakan. -
Sisakan Waktu Cadangan
Sisipkan waktu ekstra sebagai antisipasi keterlambatan atau perubahan mendadak. Waktu cadangan ini membantu mengurangi tekanan saat pelaksanaan. -
Kolaborasi dengan Tim
Libatkan semua pihak terkait dalam penyusunan rundown agar semua kebutuhan dan kendala bisa terakomodasi sejak awal. -
Gunakan Format yang Jelas dan Ringkas
Rundown harus mudah dipahami oleh semua pihak, gunakan tabel atau bullet point untuk memudahkan pembacaan. -
Sertakan Informasi Kotak Penting
Cantumkan nomor penting, seperti panitia, pembicara, dan teknisi agar komunikasi bisa cepat bila terjadi kendala. -
Review dan Simulasi Rundown
Periksa kembali dan lakukan simulasi rundown untuk mengidentifikasi potensi masalah dan melakukan perbaikan sebelum hari H. -
Siapkan Versi Digital dan Cetak
Memiliki salinan rundown dalam bentuk digital dan cetak memastikan akses mudah selama acara berlangsung. -
Tetap Fleksibel dan Tenang
Meski rundown sudah disusun rapi, tetap siap dengan perubahan dan jangan panik. Penyesuaian kecil sering kali diperlukan demi kelancaran acara.
Tunjukkan profesionalisme dalam setiap event yang kamu selenggarakan. Gunakan sistem event management dari Agendakota.id dan tampil lebih siap di mata peserta maupun sponsor. Wujudkan event kerenmu sekarang juga!
