Berkomunikasi dengan efektif antar tim selama produksi event sangat penting untuk memastikan kelancaran, koordinasi yang baik, dan hasil yang maksimal. Koordinasi yang lemah dapat menyebabkan kesalahan teknis, keterlambatan, bahkan kegagalan event secara keseluruhan. Oleh karena itu, setiap anggota tim — mulai dari teknisi, kreatif, logistik, hingga dokumentasi — harus memiliki sistem komunikasi yang jelas dan terstruktur.
Berikut adalah 5 cara efektif untuk meningkatkan komunikasi antar tim saat produksi event:
1. Gunakan Alat Komunikasi yang Tepat
Pemilihan alat komunikasi yang sesuai dengan skala dan kompleksitas acara sangat penting. Beberapa alat umum yang digunakan yakni:
-
Radio HT (Handy Talky) untuk koordinasi real-time selama event.
-
Aplikasi pesan grup seperti WhatsApp, Slack, atau Telegram untuk diskusi sebelum dan sesudah acara.
-
Software manajemen proyek seperti Trello, Asana, atau Notion untuk berbagi timeline, to-do list, dan tanggung jawab tim.
Pastikan semua anggota mudah mengakses dan memahami penggunaan alat tersebut agar komunikasi berjalan lancar.
2. Adakan Briefing yang Terstruktur
Briefing pra-event adalah kunci menyelaraskan persepsi dan memahami peran setiap anggota. Dalam briefing, bahas susunan acara detail, penanggung jawab segmen, potensi risiko dan rencana cadangan, serta jalur komunikasi saat event. Selain itu, lakukan juga debriefing pasca-event untuk evaluasi dan perbaikan di masa depan.
3. Tunjuk Koordinator Antar Tim
Menunjuk koordinator atau PIC (Person In Charge) di setiap divisi menjaga kelancaran alur komunikasi. Mereka menjadi perantara informasi antara tim dan memastikan pesan tersampaikan tepat waktu dan tidak terjadi miskomunikasi.
4. Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Jelas
Komunikasi harus jelas, sederhana, dan mudah dipahami untuk menghindari salah paham, terutama dalam situasi sibuk dan penuh tekanan. Hindari jargon teknis yang bisa membingungkan, gunakan istilah yang sudah disepakati semua anggota tim.
5. Lakukan Simulasi atau Gladi Bersih
Sebelum hari-H, lakukan simulasi atau gladi berrsih bersama seluruh tim produksi. Ini membantu menguji sistem komunikasi di lapangan, memperkuat sinergi, dan meminimalkan kesalahan saat acara berlangsung.
Dengan menerapkan kelima cara ini, komunikasi antar tim produksi event dapat berjalan efektif, sinergis, dan berkontribusi pada kesuksesan acara yang memuaskan semua pihak. Ingat, keberhasilan sebuah event bukan hanya ditentukan oleh konsep yang bagus, tetapi juga oleh komunikasi yang solid di balik layar.
Tunjukkan profesionalisme dalam setiap event yang kamu selenggarakan. Gunakan sistem event management dari Agendakota.id dan tampil lebih siap di mata peserta maupun sponsor. Wujudkan event kerenmu sekarang juga!
